Avant de nous plonger dans l’univers de l’e-learning, rappelons les spécificités du Kbis et pourquoi il est souvent cité comme un document indispensable lorsque l’on crée son entreprise. En France, le Kbis est un document officiel émis par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l’identité, de l’adresse du siège social, de l’activité et du statut juridique d’une société, et inclut également des informations sur la direction, les éventuelles procédures en cours ou encore la date d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Autrement dit, il s’agit de la “carte d’identité” de l’entreprise.
Lorsque vous démarrez une activité, le Kbis est souvent exigé dans des situations administratives ou commerciales : ouverture d’un compte bancaire professionnel, signature de certains contrats, souscription à des assurances professionnelles, ou encore négociations avec des partenaires exigeant une preuve de la légalité et de la fiabilité de votre structure. C’est notamment pour ces raisons que son rôle est central : il rassure vos interlocuteurs sur le sérieux de votre projet et prouve que votre société est bien reconnue par les autorités compétentes.
À noter que toutes les formes juridiques ne nécessitent pas un Kbis. Seules les sociétés commerciales qui s’immatriculent au RCS (par exemple, une SARL, une SAS, une SA, etc.) y ont droit. Pour d’autres statuts plus légers, comme le statut d’auto-entrepreneur (officiellement appelé micro-entrepreneur), il n’y a pas de Kbis : ce document est remplacé par un certificat d’inscription au Répertoire des Entreprises et des Établissements (SIRENE) obtenir un avis sirene ici, qui atteste de l’existence de la micro-entreprise. Par conséquent, que vous ayez besoin ou non d’un Kbis pour votre site d’e-learning dépendra d’abord de votre statut juridique.
Avant de choisir un statut juridique et de vous interroger sur l’utilité du Kbis, prenez la mesure des opportunités offertes par l’e-learning. Selon le baromètre de la formation professionnelle en France, plus de 60% des entreprises de plus de 50 salariés ont recours à des solutions de formation à distance. Parallèlement, le public de particuliers et d’indépendants intéressés par la formation en ligne s’élargit : on estime que plus de la moitié des apprenants adultes en France ont déjà suivi au moins un module e-learning, que ce soit pour développer de nouvelles compétences professionnelles, se reconvertir ou par simple curiosité.
Les enjeux sont tout aussi cruciaux. Si la formation en présentiel reste importante, l’apprentissage numérique s’invite progressivement comme un standard incontournable, en particulier pour répondre aux contraintes de temps, de mobilité et de flexibilité. De plus, les technologies d’apprentissage innovantes (classes virtuelles, serious games, parcours modulaires) permettent de gagner en efficacité pédagogique et d’améliorer l’engagement des apprenants.
Créer un site d’e-learning professionnel implique donc un véritable investissement, autant sur le plan de l’expertise pédagogique que sur l’aspect commercial. Pour être crédible, vous devrez mettre en place des contenus de qualité, parfois certifiés, et répondre aux exigences légales qui entourent la formation (notamment si vous voulez proposer des formations éligibles à certains financements ou obtenir des agréments spécifiques). Dans ce cadre, comprendre le rôle du Kbis et savoir si vous en avez besoin fait partie des fondations à maîtriser.
La forme juridique que vous adoptez pour créer votre plateforme de formation en ligne dicte un grand nombre de vos futures obligations : comptables, fiscales, administratives et même commerciales. Que vous souhaitiez tester le marché avec une structure minimaliste ou vous lancer dans un ambitieux projet de groupe, vous devrez faire un choix éclairé. Ci-dessous, nous passons en revue les statuts les plus fréquemment adoptés par les porteurs de projets e-learning, en expliquant quand un Kbis est ou n’est pas nécessaire.
Beaucoup de consultants, formateurs indépendants ou coachs optent pour le régime de micro-entreprise. Ce statut, réputé pour sa simplicité administrative et sa flexibilité, permet de lancer rapidement une activité de formation en ligne sans coût de création élevé. L’enregistrement se fait auprès de l’URSSAF, et vous obtenez par la suite un numéro SIRET. Vous n’êtes pas immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés pour des prestations de service sous forme libérale (ce qui est généralement le cas de formations en ligne), sauf cas particuliers (comme certains domaines qui relèvent plutôt de l’artisanat ou du commerce au sens strict). De ce fait, vous ne disposez pas de Kbis. À la place, vous avez un document d’inscription au Répertoire des Entreprises et des Établissements.
Ce statut est très populaire pour commencer, notamment si l’on envisage de proposer des formations sur une plateforme e-learning existante ou via son propre site d’apprentissage. Vous pouvez facturer vos clients, collecter vos revenus et payer vos cotisations sociales selon un barème simplifié. Le principal bémol, cependant, est le plafonnement du chiffre d’affaires annuel (actuellement autour de 77 700 euros pour les prestations de service en 2023, le seuil étant susceptible d’évoluer). Vous devrez aussi tenir à jour un livre des recettes et déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement, tout en gardant en tête qu’aucun Kbis ne vous sera délivré avec ce régime.
La SAS (Société par Actions Simplifiée) ou sa version unipersonnelle, la SASU, est une forme juridique privilégiée par beaucoup d’entrepreneurs qui souhaitent un statut plus structuré que la micro-entreprise et éviter le régime social du gérant majoritaire. La SAS(U) offre une souplesse statutaire importante : vous pouvez moduler la répartition du capital, la gouvernance et le rôle de chaque associé de manière très flexible. C’est un statut particulièrement indiqué si vous anticipez une croissance rapide de votre activité e-learning, une levée de fonds ou l’entrée de nouveaux actionnaires.
Dans ces cas, vous êtes tenu de vous immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés, et donc vous obtiendrez un Kbis après la création officielle de votre structure. Cette immatriculation est souvent perçue comme un gage de sérieux, ce qui peut rassurer les établissements bancaires, les grands comptes et même les partenaires institutionnels. En contrepartie, les charges sociales et fiscales peuvent être plus élevées, et la SAS(U) est soumise à des formalités administratives plus complexes, notamment l’établissement de statuts, la publication d’annonces légales et la tenue d’une comptabilité complète.
Enfin, la SARL (Société à Responsabilité Limitée) ou sa version unipersonnelle, l’EURL, demeure un statut classique pour les entrepreneurs souhaitant lancer un site d’e-learning tout en limitant leur responsabilité. Comme pour la SAS(U), la SARL/EURL nécessite également une immatriculation au RCS, ce qui se traduit par la délivrance d’un Kbis. Les caractéristiques et les avantages sont assez proches de la SAS, si ce n’est que le régime social du gérant peut être différent (TNS pour le gérant majoritaire, assimilé salarié pour le gérant minoritaire ou égalitaire).
Que vous optiez pour la SARL/EURL ou la SAS(U), vous devrez bien préparer votre dossier de création, rédiger ou faire rédiger vos statuts, publier une annonce légale et déposer votre capital social. Par la suite, il vous sera possible de développer votre plateforme e-learning de manière structurée, en recrutant des collaborateurs ou en collaborant avec des formateurs externes. Le Kbis que vous obtiendrez constituera alors la preuve légale de votre existence en tant que société commerciale. Cela peut être un atout pour nouer des partenariats avec des institutions ou pour renforcer la confiance chez des clients B2B qui ont l’habitude de demander ce document.
Si vous choisissez un statut qui exige une immatriculation (SAS, SARL, etc.), vous allez automatiquement recevoir votre extrait Kbis après l’acceptation de votre dossier. Concrètement, la procédure repose sur quelques étapes simples :
Une fois que vous disposez de ce document, vous pourrez l’utiliser pour ouvrir un compte professionnel, conclure des partenariats ou encore répondre à des appels d’offres exigeant une preuve d’immatriculation. Cela vous permettra également de crédibiliser votre démarche auprès de futurs apprenants, surtout si vous visez des entreprises cherchant à former leurs équipes.
Au-delà de la question du Kbis, il existe d’autres obligations légales qui peuvent s’appliquer à votre plateforme d’e-learning. Si vous négligez ces aspects, vous risquez de rencontrer des complications, voire des sanctions. Voici donc quelques points clés :
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : En tant qu’éditeur de site e-learning, vous allez très probablement collecter des données personnelles sur vos apprenants (nom, prénom, e-mail, données de suivi pédagogique, informations de paiement, etc.). Le RGPD impose de respecter certaines règles de protection et de transparence : vous devez informer clairement vos utilisateurs sur la finalité et le traitement de leurs données, obtenir leur consentement lorsque cela est nécessaire, leur permettre d’exercer leurs droits (droit d’accès, de rectification, droit à l’oubli), et mettre en place des mesures techniques pour sécuriser ces données. Une politique de confidentialité et des mentions légales adaptées sont donc indispensables. Des cas concrets montrent que les autorités françaises et européennes effectuent régulièrement des contrôles ; mieux vaut se mettre en conformité dès le départ pour éviter des amendes potentiellement très lourdes.
Le RNE (Répertoire National des Établissements) et la certification : Si vous souhaitez que vos formations soient reconnues par l’État, que vos apprenants puissent les faire financer par des organismes tels que Pôle emploi ou le CPF (Compte Personnel de Formation), vous devrez respecter d’autres règles, dont la déclaration d’activité en tant qu’organisme de formation, l’obtention éventuelle d’une certification qualité (Qualiopi, par exemple), et l’inscription de vos modules auprès des autorités compétentes. Le RNE répertorie les établissements d’enseignement en France et peut vous être utile si vous ambitionnez de proposer un diplôme, un certificat ou un titre professionnel reconnu. Attention, les démarches pour y figurer sont plus longues et complexes que pour un simple site de formation non certifiant. Vous devrez prouver la solidité de votre programme pédagogique et respecter des impératifs de suivi et d’évaluation.
Le respect des obligations fiscales : En fonction de votre statut (micro-entreprise, SASU, EURL, etc.) et de vos revenus, vous devrez remplir des déclarations, payer la TVA au-delà d’un certain seuil, ou encore établir une comptabilité plus ou moins complète. Négliger ces aspects peut nuire à la pérennité de votre projet. Par conséquent, faites-vous accompagner d’un expert-comptable ou d’un service en ligne pour rester à jour, surtout si vous vendez des formations à travers différentes plateformes ou à l’étranger.
Objets sociaux et codes NAF : En créant votre structure, il est essentiel de définir précisément votre objet social et de choisir le code d’activité (NAF/APE) le plus proche du secteur de la formation en ligne. Une bonne cohérence entre l’objet social et l’activité effective permet d’éviter des requalifications ou des incompréhensions administratives. Gardez à l’esprit que vous pouvez parfois cumuler plusieurs codes d’activité si vous proposez différents types de services (conseil, enseignement, etc.).
Vous l’aurez compris, tout dépend de votre statut juridique. Si vous optez pour une micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous n’aurez jamais de Kbis. Pourtant, rien ne vous empêche de créer un site e-learning, tant que vous respectez les autres obligations. Vous pourrez tout à fait vendre vos formations sous ce statut, sous réserve de ne pas dépasser le seuil de chiffre d’affaires autorisé. En revanche, si vous souhaitez opter pour une SAS, une SARL, ou tout autre statut commercial, vous devrez passer par l’étape de l’immatriculation au RCS et, de fait, vous obtiendrez un Kbis.
Dans la pratique, de nombreux formateurs commencent leur activité en micro-entreprise, puis basculent vers un statut de société dès que leur chiffre d’affaires se développe ou que leurs projets nécessitent plus de crédibilité et de souplesse. L’absence de Kbis n’est pas un frein pour proposer des formations en ligne, car vos clients – à commencer par les particuliers – ne vous demanderont pas systématiquement ce document, se contentant généralement de votre numéro SIRET ou de vos mentions légales sur le site. En revanche, si vous avez l’ambition de travailler avec de grandes entreprises, d’obtenir un agrément ou de répondre à des appels d’offres, la présentation d’un Kbis peut devenir cruciale.
D’un autre côté, le Kbis apporte une impression de légitimité forte pour tout ce qui touche à la formation professionnelle continue ou aux prestations de conseil. Les partenaires institutionnels, bancaires, voire certains financeurs publics ou privés, exigent souvent ce document pour budgéter un contrat plus conséquent. C’est pourquoi vous devrez évaluer le public que vous visez, la nature de vos offres de formation et vos perspectives de développement avant de décider si vous avez vraiment besoin d’un Kbis pour votre activité e-learning.
Pour illustrer ces situations, examinons quelques exemples concrets de créateurs de plateformes e-learning :
Ces deux trajectoires montrent qu’il est tout à fait possible de réussir dans le paysage e-learning sans nécessairement détenir un Kbis, à condition d’avoir une base légale solide et un statut adapté à vos contraintes. Mais si vous anticipez d’importants partenariats, un déploiement B2B et une volonté de rassurer vos interlocuteurs avec une immatriculation reconnue, le Kbis deviendra un atout indispensable.
Que vous ayez un Kbis ou non, le succès de votre site d’e-learning repose sur plusieurs piliers essentiels, qui s’articulent autour de la qualité de l’offre, de la confiance et du marketing :
1. Soignez vos contenus : Vos apprenants attendent des formations claires, structurées et pertinentes. Investissez du temps dans la préparation de vos modules et, si besoin, collaborez avec des experts dans chaque domaine. De plus, n’hésitez pas à collecter systématiquement les retours des participants pour améliorer vos cours. Un contenu solide reste le meilleur moyen de fidéliser une audience dans le temps.
2. Misez sur l’expérience utilisateur : L’ergonomie de votre plateforme, la fluidité de la navigation, la qualité des vidéos et l’interactivité des outils pédagogiques influencent la satisfaction de vos apprenants. Optez pour un design moderne, responsive et des parcours de formation simples à suivre. De bons retours utilisateurs constitueront le socle de votre réputation.
3. Développez votre visibilité : Le secteur de la formation en ligne devient de plus en plus concurrentiel. Travaillez votre référencement naturel en enrichissant votre site avec des articles et des ressources de blog de qualité. Participez à des webinaires, des podcasts, ou animez un groupe sur les réseaux professionnels pour vous faire connaître. La notoriété se construit graduellement, alors soyez constant dans vos efforts.
4. Sécurisez votre site : Les obligations liées au RGPD et la cyber-sécurité ne doivent pas être prises à la légère. En plus d’une politique de confidentialité et de mentions légales adaptées, veillez à protéger les données de vos apprenants et à mettre un système de paiement sécurisé si vous facturez directement via votre plateforme. Utilisez des protocoles HTTPS et actualisez régulièrement vos plugins et thèmes si vous utilisez un CMS.
5. Construisez une crédibilité solide : Si vous n’avez pas de Kbis (en étant micro-entrepreneur par exemple), montrez clairement votre numéro SIRET, vos coordonnées et vos conditions générales. Mettez en avant vos références, témoignages et avis clients. Si vous avez un Kbis en tant que SAS ou SARL, mentionnez également vos informations légales sur le site et dans vos devis. Plus vous serez transparent, plus vous mettrez en confiance les visiteurs et les acheteurs potentiels.
Le secteur de l’e-learning est une mine d’opportunités. Qu’il s’agisse de formations courtes, de programmes certifiants ou de parcours d’accompagnement intensif, la demande est bel et bien là, portée par une soif permanente de nouvelles compétences et la flexibilité qu’offre l’apprentissage en ligne. Toutefois, la concurrence se durcit également, car de nombreux acteurs, de la petite structure indépendante aux grands groupes, y trouvent leur compte.
Face à cette réalité, la question du Kbis n’est qu’un élément parmi d’autres, qui dépend de votre structure juridique et de la nature de vos ambitions. Si vous démarrez seul et que vous visez un public de particuliers souhaitant se former à moindre coût, le statut de micro-entreprise, sans Kbis, peut très bien convenir. Vous resterez léger dans vos démarches administratives et économiserez des frais de création. À mesure que votre projet grandit, vous pourrez choisir de basculer vers une forme sociétaire et obtenir un Kbis avoisinant vos besoins de légitimité vis-à-vis de gros clients ou d’investisseurs potentiels.
Au-delà du statut, prenez le temps de mettre votre plateforme en conformité avec la RGPD et toutes les obligations relatives à la formation professionnelle en France. Assurez-vous que vos conditions générales de vente, mentions légales et politiques de confidentialité soient à jour. Songez à la certification ou à l’inscription au RNE si vous voulez proposer des formations éligibles à différents dispositifs de financement ou des titres reconnus. Enfin, n’oubliez pas de soigner votre stratégie marketing et votre image de marque, deux facteurs déterminants pour sortir du lot.
En somme, il n’existe pas de réponse unique à la question “Faut-il un Kbis pour lancer un site d’e-learning professionnel ?”. Tout dépend de la forme juridique adoptée, de votre stratégie de développement et du public visé. L’essentiel est de choisir la bonne structure dés le départ, en tenant compte de vos objectifs et de vos contraintes, puis de respecter les obligations légales incontournables. Avec un statut adapté, une plateforme de qualité et une vision claire, vous pourrez bâtir pas à pas un projet d’e-learning pérenne et fructueux. C’est un univers passionnant, qui récompense la rigueur, la créativité et la persévérance. Alors, n’hésitez pas à vous lancer sur le marché de la formation en ligne si vous avez à cœur de partager vos compétences. Personne n’a jamais dit que l’entrepreneuriat était de tout repos, mais lorsqu’on voit des apprenants s’épanouir et progresser grâce à nos contenus, on sait que l’aventure en valait la peine !